許多公司的媒介公關(guān)經(jīng)理在與記者溝通方面總出現(xiàn)“臨時(shí)抱拂腳”現(xiàn)象。有信息需要發(fā)布或者出現(xiàn)公關(guān)危機(jī)的時(shí)候才會(huì)想到去找記者朋友幫忙，平時(shí)則很少與記者或者媒體保持聯(lián)系。甚至當(dāng)有記者主動(dòng)提出采訪要求的時(shí)候，也會(huì)盡量拒絕。這種情況造成的后果有二、其一，每次都是為了發(fā)消息而發(fā)消息，新聞價(jià)值偏小。記者寫(xiě)出來(lái)的稿件也一般都只有骨頭沒(méi)有肉。其二，由于缺乏與記者的日常關(guān)系維護(hù)，往往很難找到“關(guān)鍵先生”，不得已只好通過(guò)
公關(guān)活動(dòng)策劃公司或?qū)訉游信笥眩P(guān)費(fèi)用過(guò)高，效果變差。
那么，如何與記者保持互動(dòng)呢，應(yīng)該作到以下的要點(diǎn)。
1、給記者分類，培養(yǎng)核心記者圈。
2、保持日常信息的供給，成為記者的參謀。
3、成為行業(yè)的專家，讓記者樂(lè)意與你進(jìn)行溝通。
4、及時(shí)反饋記者的采訪要求。
5、做做背后的工作
給記者分類，培養(yǎng)核心記者圈
發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)骨干記者是提升媒介通路質(zhì)量與效率的重要途徑。
記者可分為以下幾種，一種是可以重用的。他們是真正朋友性質(zhì)的人。與你有良好的私交，與企業(yè)有著長(zhǎng)期的交往。有時(shí)候，這個(gè)企業(yè)或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在早期就與這部分記者保持著良好的關(guān)系，他們?yōu)槠髽I(yè)最早的形象傳播了很多努力。這部分記者一般來(lái)說(shuō)，會(huì)自我感覺(jué)對(duì)企業(yè)以及媒介公關(guān)經(jīng)理本人有一定的義務(wù)。通常來(lái)說(shuō)，企業(yè)當(dāng)?shù)厮诔鞘械膶I(yè)領(lǐng)域記者以及最早參與報(bào)道企業(yè)的全國(guó)性、專業(yè)性媒體記者屬于此類。由于記者必須保證條口中的新聞渠道，所以他們一般樂(lè)于與自己條口的企業(yè)保持良好的關(guān)系。
第二種，可以利用的，但不可信任的記者。這部分記者一般不是專業(yè)條口記者，他們往往是在某個(gè)重大新聞發(fā)生時(shí)才會(huì)趕過(guò)來(lái)尋找新聞線索。對(duì)他們來(lái)說(shuō)，企業(yè)只是提供新聞素材的基地。
第三種屬于惹不起的記者。這種記者一般希望通過(guò)采訪的形式為自己撈到什么實(shí)質(zhì)性的利益，目的如果達(dá)不到，就反打一耙，搖身變?yōu)閷ｉT(mén)揭露企業(yè)經(jīng)營(yíng)黑幕的正義人士。
第四種是維護(hù)性質(zhì)的記者，他們一般年齡偏大，在報(bào)社中屬于元老級(jí)別的人物，但是交游廣闊。對(duì)一個(gè)媒介公關(guān)經(jīng)理而言，必須把自己所掌握的記者明確地進(jìn)行劃分，然后對(duì)屬于第一類和第四類的記者進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)系維護(hù)。對(duì)第三類記者，則以躲為主。媒介公關(guān)經(jīng)理必須牢記一點(diǎn)，自己所作的工作光明正大，一方面為有新聞素材需要的記者提供資源，另一方面借此為企業(yè)進(jìn)行形象宣傳。而不是說(shuō)媒介公關(guān)經(jīng)理就是需要與記者進(jìn)行暗中交易，所以，對(duì)流露出有一定欲望的記者，尤其是對(duì)主動(dòng)提出采訪要求的各類報(bào)紙的專版編輯一定要提高警惕，以躲為上。
在我的記者關(guān)系表格中，有專門(mén)的一欄，用來(lái)填寫(xiě)“記者是否感覺(jué)對(duì)公司有義務(wù)”。事實(shí)上，一個(gè)真正與企業(yè)和媒介公關(guān)經(jīng)理保持良好關(guān)系的記者，往往會(huì)覺(jué)得有一定的義務(wù)感，而有著特殊目的或者“萍水相逢”型的記者則沒(méi)有。
保持日常信息的供給
對(duì)記者來(lái)說(shuō)，如果保持有一定的新聞信息的來(lái)源是非常必須與重要的。一個(gè)企業(yè)的媒介公關(guān)經(jīng)理其實(shí)完全有能力做到這一點(diǎn)。一個(gè)企業(yè)的人、財(cái)、物、進(jìn)、銷、存，各個(gè)方面、各個(gè)領(lǐng)域每天都會(huì)發(fā)生各種新鮮事。這些事件可能從表面看來(lái)對(duì)企業(yè)形象的宣傳幫助并不大，但是畢竟可以挖掘到其中的新聞價(jià)值，所以如果有專人負(fù)責(zé)每天進(jìn)行提煉，同時(shí)提供給記者，長(zhǎng)期堅(jiān)持，效果就會(huì)相當(dāng)不錯(cuò)。
在工作實(shí)踐中，我總是安排員工把公司網(wǎng)站上更新的新聞，以及公司的內(nèi)部刊物等第一時(shí)間送給記者，我們甚至建立了一個(gè)專門(mén)的公開(kāi)郵箱，長(zhǎng)期聯(lián)系的記者每個(gè)人都擁有郵箱的密碼，一有新聞就即時(shí)發(fā)送上去。通過(guò)這種方式，我與記者建立一種常規(guī)的溝通機(jī)制，讓記者感受到，在日常生活中，有一個(gè)人和公司經(jīng)常惦記著他們，而他們也通過(guò)這種方式，逐漸了解企業(yè)，并開(kāi)始關(guān)注企業(yè)的發(fā)展，以至于對(duì)企業(yè)有著某種好感。最重要的是，我讓他們感覺(jué)到，這樣做的目的，并不是為了讓企業(yè)的新聞得到更多的宣傳，我們只是在盡量為記者提供素材。
其實(shí)，企業(yè)有很多調(diào)研報(bào)告和行業(yè)資料，是記者沒(méi)有的，對(duì)于市場(chǎng)和產(chǎn)品，記者也是不如行業(yè)內(nèi)部人熟悉的，給他們及時(shí)提供一些他們所需、同時(shí)由有利于公司形象傳播的資料，可以對(duì)記者形成非常有效的幫助。通常來(lái)說(shuō)，對(duì)大量的消費(fèi)者影響大的事件、對(duì)行業(yè)影響重大的事件、企業(yè)員工身上發(fā)生的具有普遍社會(huì)意義的事件都是記者所關(guān)注的。
讓自己成為行業(yè)的專家
一個(gè)專業(yè)的媒介公關(guān)經(jīng)理，應(yīng)該是本行業(yè)的專家。你應(yīng)該對(duì)自己企業(yè)所在行業(yè)的市場(chǎng)營(yíng)銷、產(chǎn)品、技術(shù)、品牌等相關(guān)知識(shí)有足夠的涉獵和掌握，甚至對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、上下游產(chǎn)業(yè)都非常熟悉，讓自己成為一個(gè)信息庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)。讓記者覺(jué)得你有溝通的價(jià)值，能夠給他的思路和文章提供一些借鑒和參考。現(xiàn)在，我所接觸的很多記者在做家電領(lǐng)域的文章時(shí)，都會(huì)把我當(dāng)成業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行采訪，甚至他們還會(huì)介紹自己的朋友或同事在做類似選題時(shí)征求我的意見(jiàn)或者進(jìn)行相關(guān)的采訪。通過(guò)這鐘方式，我們保持了非常好的關(guān)系。當(dāng)然，需要注意的是，任何專家的身份都不容許隨意泄露企業(yè)的經(jīng)營(yíng)機(jī)密，當(dāng)然也必須保持一種客觀的態(tài)度面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和合作伙伴。如果有時(shí)候覺(jué)得身份不適合透漏，那么別忘叮囑你的記者朋友一定要以“一位不愿透漏姓名的行業(yè)專家”身份來(lái)為你的發(fā)言最出處。
及時(shí)反饋對(duì)記者的采訪要求一定要做積極的正面的答復(fù)，無(wú)論他們的報(bào)道是正面的或者是負(fù)面的。
假如是一個(gè)陌生的記者提出有采訪的要求，那么作為公司的媒介公關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該第一時(shí)間發(fā)出公司及個(gè)人的感謝，并表達(dá)希望建立長(zhǎng)期合作的愿望。另外，對(duì)負(fù)面消息的報(bào)道，通過(guò)對(duì)記者的溝通，我們可以了解是記者做報(bào)道的出發(fā)點(diǎn)，是個(gè)人所為還是背后的編輯以及媒介高層的因素。這樣我們可以做到有的放矢，以最快的速度進(jìn)行危機(jī)公關(guān)。
做做背后的工作
建立與媒體編輯、新聞部主任乃至報(bào)社其他高層領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系。會(huì)對(duì)媒介公關(guān)經(jīng)理日常工作的開(kāi)展比較有利。決定新聞稿件如何發(fā)表的并不是記者本人，還有記者背后的其他人員的工作，他們充當(dāng)著更為嚴(yán)厲的把關(guān)人的作用。而且，相對(duì)而言，媒體編輯、新聞部門(mén)責(zé)任人的新聞意識(shí)比普通記者有更高的修養(yǎng)，通過(guò)與他們的交流，一方面可以為記者發(fā)稿創(chuàng)造更為有利的局面，另一方面也可以獲取更多的建議和指導(dǎo)。
當(dāng)然，在與媒體保持關(guān)系的過(guò)程中，必須做到細(xì)致、有序。我們完全可以采用量化的方式進(jìn)行工作。我
廣州活動(dòng)策劃公司的員工的記者關(guān)系表格中，對(duì)一些特殊的日子，比如記者的生日、結(jié)婚紀(jì)念日都有很明確的標(biāo)記，一些很小的細(xì)節(jié)都可以為你的關(guān)系維護(hù)做出很大的幫助。2005年勞動(dòng)節(jié)期間，南京日?qǐng)?bào)集團(tuán)下屬的南京日?qǐng)?bào)、江蘇商報(bào)、金陵晚報(bào)等幾家報(bào)紙同時(shí)搬遷到新的報(bào)業(yè)大廈，5月9日，我們?yōu)槊恳粋€(gè)熟悉的記者都送上了一個(gè)花籃。我親自做在花店的依維柯送花車上趕過(guò)去，當(dāng)發(fā)現(xiàn)，記者的房間剛剛裝修完畢，還有一定異味的時(shí)候，我又安排員工第二天購(gòu)買了一批小盆載送往報(bào)社。我們與這個(gè)報(bào)業(yè)集團(tuán)記者的關(guān)系一直保持非常友好。
